Een stukje ruggensteun

“Het is inmiddels een ingeslepen werkwijze geworden”, zegt Gertjan Postma, financieel adviseur bij de Jeugdautoriteit en projectleider voor de invoering van het EWS. “Na elk kwartaal benaderen wij jeugdhulporganisaties via de mail. Zij vullen de gevraagde financiële cijfers snel en foutloos in op het portaal van de JA monitor. We krijgen nog zelden vragen over de werking daarvan.” De data die aanbieders aanleveren worden door de JA aangevuld met gegevens uit andere systemen, zoals de jaarcijfers uit DigiMV. Dat wordt gecombineerd in een dashboard waar de toezichthouders van de JA snel een overzicht hebben van de financiële conditie van jeugdzorgaanbieders. “Zij zien direct de geactualiseerde data op hun scherm”, aldus Postma. “Met die inzichten weten ze of er reden is om contact op te nemen met een aanbieder. De aanbieders die er in onze ogen goed voorstaan sturen we een bericht met de mededeling dat we op dat moment geen reden zien om contact op te nemen.”

Landelijk dekkend

Na een pilot eind 2022, gaf Postma begin 2023 de eerste echte voorlichtingsbijeenkomst over het nieuwe systeem, aan aanbieders en jeugdhulpregio’s in de provincies Groningen, Drenthe en Friesland. In juni 2024 waren de provincies Noord-Brabant en Limburg als laatste aan de beurt, waarmee het EWS nu landelijk dekkend is. Inmiddels doet ongeveer 40 procent van de jeugdzorgaanbieders (met een omzet van boven de twee miljoen euro) mee. Daar is Postma voorlopig tevreden mee. “Als je bedenkt dat het EWS nu nog een vrijwillig kader heeft, dan is dit niet gek.” Maar we willen dit natuurlijk verder verhogen. Een van de eerste vragen die hij meestal krijgt tijdens voorlichtingsbijeenkomsten: Waarom zou onze organisatie daaraan mee moeten doen? Het gaat toch goed bij ons? “Dan antwoord ik meestal dat de aanbieders die bij ons in casuïstiek zitten, omdat ze om dreigen te vallen, daar ooit net zo over dachten. De financiële conditie van instellingen kan snel veranderen, weten we uit ervaring. Met actuele gegevens zitten wij als Jeugdautoriteit dichter op de bal en kunnen we problemen bij aanbieders en regio’s eerder signaleren en hen helpen, om zo serieuze problemen met de continuïteit van zorg in een regio te voorkomen.”

Veel onzekerheden

Jeugdzorgaanbieder Distinto uit Barendrecht doet al sinds de pilot van eind 2022 mee aan het EWS. Directeur-bestuurder Ingrid Hartog vindt het een prettig idee dat de toezichthouders van de JA meekijken op de conditie van haar organisatie. “Ik houd onze organisatie zelf ook met argusogen in de gaten. Er zijn veel onzekerheden. Door het personeelstekort en de loonstijging werd het bij ons afgelopen jaar ook spannend. Toen heb ik contact opgenomen met de JA, omdat ik me zorgen maakte over onze toekomst. Ik heb een paar prettige gesprekken gehad met de toezichthouders. Ze keken mee met onze cijfers, stelden veel vragen en gaven nuttige tips. Dat was heel waardevol. Ik merkte dat we op de goede weg zaten. Dat gaf mij een stukje ruggensteun. Prima om daarvoor af en toe gegevens aan te leveren. En ook om daarmee een beeld te geven van de sector en andere jeugdzorgorganisaties te helpen.”

Hartog vult de gegevens in het EWS zelf in. Inmiddels is ze daar hooguit anderhalf uur per kwartaal mee bezig. “Het is vooral copy-pasten uit bestaande rapportages. In het begin was ik sceptisch hoor: weer iets dat we moeten aanleveren. Maar het is weinig werk, doordat ik elke maand al rapportages maak om te monitoren hoe we ervoor staan. Als je de gevraagde data niet al hebt, kun je je afvragen of je de bedrijfsvoering wel op orde hebt.”

Lage administratiedruk

Postma herkent de bedenkingen over nóg een instantie die gegevens opvraagt. “Daarom hebben wij de administratiedruk zo laag mogelijk gehouden. Gegevens die we uit andere systemen kunnen halen vragen we niet nog een keer op. En de eigen ingevoerde gegevens in het EWS zijn voor aanbieders gemakkelijk te exporteren naar andere systemen. Het is overigens niet zo dat wij als JA zelf hebben verzonnen om een Early Warning System op te zetten. Dit is een werkwijze die mede vanuit de jeugdzorgbranche zelf is bedacht en waar wij de uitvoerder van zijn.”
Dat sommige aanbieders het invoeren van gegevens alsnog teveel werk vinden is volgens Postma geen ramp. “Als de meest kwetsbare instellingen maar meedoen dan is dat al enorme winst. Vooral met hen willen wij in gesprek. Met het EWS nemen we ook een drempel weg tussen aanbieder en toezichthouder. Het leidt tot meer contact. Dat is heel waardevol.”

Waar het invullen van het EWS nu nog vrijwillig is, zal dit in de toekomst verplicht worden. Dat is opgenomen in het wetsvoorstel ‘Wet verbetering beschikbaarheid jeugdzorg’, die waarschijnlijk in juli 2025 in werking zal treden. De JA zal dan opgaan in de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). “Het kan zijn dat de indicatoren die we opvragen dan deels veranderen”, blik Postma vooruit. “Dat hangt er vanaf wat in de ministeriële regeling wordt vastgelegd. Tot die tijd gaan we op de huidige manier verder. De sector heeft hier echt behoefte aan.”

Hartog hoopt dat de nieuwe wet ervoor zorgt dat de JA, en straks de NZa, meer mandaat krijgt. “Ook richting gemeenten. Niet om aanbieders tegenover gemeenten te zetten, maar juist om beide partijen dichter bij elkaar te krijgen. En de toezichthouder mag van mij best het kaf van het koren scheiden, om te voorkomen dat kinderen tussen wal en schip raken. Veel jeugdorganisaties weten niet goed hoe ze er financieel voorstaan. Zelf probeer ik er vooral voor te zorgen dat we goede zorg blijven leveren en daarnaast ons huishouden op orde hebben. Meer kunnen we volgens mij niet doen.”